Cara Membuat Database Microsoft Excel

Istilah Microsoft Excel Database tidak pernah cocok untuk saya, karena fungsi utama saya di dunia teknologi informasi adalah mengembangkan database dan apa yang menggunakan persaudaraan spreadsheet. Perhitungan adalah apa yang saya anggap sebagai daftar yang berlebihan. Namun, demi perdamaian, saya ingin menguraikan beberapa prinsip yang harus Anda ikuti untuk membuat apa yang dikenal sebagai database Microsoft Excel.

Mari kita ulas

Intinya, database adalah apa yang dianggap sebagai kumpulan informasi yang terkait dalam beberapa cara. Misalnya, jika Anda menjalankan bisnis dan menjual produk, Anda mungkin memiliki database yang hanya mencantumkan semua penjualan yang telah Anda lakukan selama periode waktu tertentu. Menyimpan data ini dalam database akan masuk akal karena informasi perusahaan dan penjualan produk terkait dan karenanya akan sesuai untuk database.

Ada banyak jenis database yang tersedia, seperti database Microsoft Access, database Oracle, database MySQL, dll., Tetapi Microsoft Excel juga memiliki bentuk database yang dikenal sebagai daftar database. Bentuk daftar hampir sama dengan database lain, karena datanya berada di bawah judul kolom dalam baris, tetapi setelah titik yang sama, database Excel berjalan dengan sendirinya. Lihat, untuk mencari data tertentu dalam database Microsoft Excel atau daftar Excel, kami tidak menggunakan bahasa database SQL yang umum, kami sebenarnya menggunakan fungsi tertulis khusus. Fungsi ini disesuaikan oleh Anda dan dikenal sebagai kriteria.

Jadi bagaimana kita membuat database Excel

Pertama-tama, ada aturan yang harus selalu kita ikuti dan itu adalah satu database Excel per lembar kerja. Semakin banyak dan Anda akan mendapat banyak masalah. Faktanya, jika Anda perlu memiliki beberapa database Excel dalam buku kerja Anda, cukup letakkan setiap database Excel di lembar kerja terpisah.

Hal berikutnya yang harus diikuti adalah baris pertama dari daftar database Anda harus berisi header daftar. Itu adalah baris pertama yang berisi nama bidang Anda. Selain itu, setiap nama bidang harus 100% unik. Anda tidak dapat memiliki dua nama bidang dengan nama yang sama atau sekali lagi Anda akan memiliki daftar yang tidak akan berfungsi.

Masalah berikutnya yang harus Anda perhatikan adalah mengidentifikasi nama bidang. Database Excel memiliki aturan sederhana, nama kolom atau kolom harus unik. Sekarang cara Anda mengidentifikasinya mudah, yang harus Anda lakukan adalah memastikan nama bidang memiliki banyak tipe data, format, pola, dll. berbeda dari database lain di daftar Anda. Umumnya yang saya lakukan adalah memformat nama bidang saya dengan huruf tebal untuk memenuhi persyaratan ini.

Salah satu aturan terpenting untuk diingat saat membuat database Excel adalah bahwa di sekitar baris dan kolom bidang dan data harus ada baris dan kolom kosong. Artinya, Anda masih dapat memiliki header di bagian atas kolom, tetapi harus ada baris kosong antara header dan kolom, serta di sepanjang kolom terakhir. Aturan baris kosong juga berlaku untuk akhir daftar.

Saat Anda memasukkan data ke dalam daftar Anda, setiap sel di setiap rekaman harus berisi beberapa nilai, meskipun hanya kosong (nilai kosong masih dianggap sebagai nilai), dan setiap rekaman harus berisi jumlah bidang yang sama. Jika tidak ada data khusus untuk suatu bidang, biarkan kosong dan lanjutkan ke bidang berikutnya.

Pastikan bahwa saat Anda memasukkan data di bidang Anda tidak memiliki spasi sebelum teks atau di akhir teks di bidang. Jika Anda memiliki spasi, yang akan terjadi adalah pengurutan dan pencarian data dalam daftar akan terganggu dan Anda akan mendapatkan hasil yang tidak diharapkan.

Karakter huruf besar dan huruf kecil di bidang tidak mempengaruhi pencarian atau perintah pengurutan kecuali Anda secara khusus memberi tahu aplikasi Microsoft Excel bahwa ini merupakan masalah. Anda juga bisa menggunakan rumus dalam sel jika perlu. Rumus dapat merujuk ke sel dalam daftar database Excel atau di luar database Excel.

Perhatikan juga bahwa Anda dapat mengedit dan memformat sel seperti spreadsheet lainnya, namun masalah yang harus Anda pertimbangkan sebagai prioritas adalah bahwa nama bidang harus memiliki format yang berbeda dari data lainnya dalam daftar database. Sangat disarankan agar tidak ada pemformatan lain dalam daftar kecuali untuk tajuk bidang. Ini memastikan bahwa tidak ada kesalahan kalkulasi oleh aplikasi tentang apa itu tajuk bidang dalam database Excel dan apa yang bukan.

Sekarang Anda telah mengonfigurasi daftar Anda dengan cara ini mengikuti aturan-aturan ini, Anda sekarang siap untuk menginterogasi daftar tersebut dengan menerapkan kriteria. Cara termudah untuk melakukannya adalah melalui kotak dialog Formulir. Untuk masuk ke formulir database Excel, cukup pilih menu Data lalu pilih Formulir dari menu drop-down.

Dari formulir database Excel, Anda cukup memilih tombol Kriteria, masukkan kriteria yang Anda miliki untuk data Anda, dan pilih tombol Temukan Berikutnya dan ini akan membawa Anda ke rekaman pertama yang memenuhi kriteria yang Anda cari. Database Excel sangat berguna untuk data ringkasan yang mana volume rekaman yang Anda miliki dalam database Anda tidak melebihi 65.536 baris.

Jika Anda mengikuti aturan ini untuk membuat database Excel, Anda akan menemukan bahwa fungsi yang terkait dengan daftar database Excel akan bekerja secara efektif dan efisien.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *